La nuova ISO 21502

Grandi cambiamenti in ambito Project Management!

Questo fine anno ha portato a tutti i Project Manager italiani un regalino natalizio: la nuova norma ISO 21502 dal titolo “Project, programme and portfolio management - Guidance on project management”

Pubblicando detta norma, l’organismo ISO – International Organization for Standardization - dichiara che:

“This first edition of ISO 21502, [..] cancels and replaces ISO 21500:2012, which has been technically revised.”

La nuova 21502 va quindi a cancellare e sostituire la 21500, si ricorda inoltre che la precedente ISO 21500 è stata adottata e tradotta da UNI.

Ora che la ISO 21500 fosse in fase di revisione è cosa che gli autori di questo articolo sapevano da tempo, ma ci attendavamo una versione solo aggiornata e corretta, come avviene regolarmente con tutte le norme che, inevitabilmente, devono periodicamente aggiornarsi nel tentativo di rispondere ai costanti cambiamenti e alle nuove dinamiche del mercato.

Quindi, se la ISO 21502 fosse una nuova release di una versione precedente, la cosa ci interesserebbe di certo, ma moderatamente. Ma qui siamo invece di fronte a delle modificazioni e dei cambiamenti davvero sostanziali!

La “filosofia” della 21500, a sua volta derivata dal framework PMBok®, sesta edizione, non viene dalla 21502 spazzata via in modo totale, ma di certo ISO, parlando di Project Management, dimostra di volere cambiare la propria rotta puntando su mete differenti, sicuramente più attinenti alla nuova natura dei progetti e agli approcci Agili e/o Ibridi di cui sempre più si parla anche in ambito gestione progetti.

Non si intende ora, in questo breve articolo, sviluppare una analisi dettagliata e ragionata di quello che la 21502 elimina, integra o modifica rispetto alla norma precedente. Tale lavoro, a forte valenza scientifica, è già stato avviato su un apposito tavolo gestito dalla Associazione ASSIREP. Chi fosse interessato a prenderne parte può farne esplicita richiesta scrivendo a segreteria@assirep.it.

Qui ci limitiamo a sottolineare alcune macro-modifiche “strutturali” con riferimento al framework precedente descritto dalla 21500:

1. Per prima cosa la norma 21502 dichiara sin dal titolo di riguardare non solo la gestione dei Progetti ma anche quella di Programmi e Portfolio, seppur poi, sempre nel titolo della norma, si afferma essere una guida per il Project Management, che, lessicalmente, dovrebbe riguardare solo i Project .. ma soprassediamo;

2. La seconda e maggior variazione presente nella attuale 21502 è, in pratica, un ripensamento alla griglia “Gruppi di processi/Aree tematiche”, rimodulando ora la lista e denominazione dei Gruppi di processo e inglobando le vecchie Aree Tematiche all’interno di un più ampio range di buone “pratiche” (Management Practices for a project). E dal momento che la grigia presente nella 21500, rispetto ai 5 “Gruppi di processo” e alle 10 “Aree tematiche”, era più o meno identica alla strutturazione presente da decenni nel noto PMBok® del PMI®, non vi è dubbio che per molti Project Manager questo cambio di “vision” globale costituirà una novità a cui dover aggiornarsi;

3. Vera novità rispetto alla 21500 è l’introduzione di due fasi di Progetto denominate “Pre-Project” e “Post-Project”, fasi la cui responsabilità è delegata allo Sponsor di Progetto o al Project Board. Come Nextarget abbiamo positivamente accolto tale novità in quanto nel nostro corso “PM HYBRID” e nella relativa proposta del Metodo “NEXTPM” tali fasi erano da noi già considerate e analizzate;

4. Continuando, la 21502 amplia notevolmente il capitolo del “Benefit Management”, descrivendo tre nuovi processi: “Identifying and analysing benefits”, “Monitoring benefits” e “Maintaining benefits”;

5. Sicuramente rivoluzionaria, anche se non chiarissima, è la eliminazione dalla 21502 di due processi da sempre ritenuti dai Project Manager come pietre miliari: “Define activities (4.3.13)” e “Create work breakdown structure (4.3.12)”. questi due processi della 21500 vengono ora inglobati nell’unico processo “Defining Scope”, e per quanto riguarda la WBS nella 21502 si viene rimandati alla norma Iso 21511 del 2018;

6. Il “reticolo logico” viene messo leggermente da parte con la cancellazione del processo “Sequence activities”, presente nella 21500;

7. Una nuova area di interesse si apre sull’ “Issues Management” attraverso la gestione di due processi: “Ientifying issues” e “Resolving issues”;

8. Altro nuovo capitolo, non presente nella norma precedente è l’ ”Information and documentation management”, che si sviluppa in due sotto processi: “Identifying which information should be managed” e “Storing and retrieving information and documentation”;

9. La 21502 apre in modo assolutamente attuale alla problematica di “Managing organizational and societal change”, anche qui attraverso la descrizione di due processi: “Identifying the need for change” e “Implementing the organizational and societal change”;

10. Inoltre, il formato della norma cambia da process-based (il format relativo alla 21500) a practices and narrative-based (il nuovo format della 21502);

11. Inoltre altra novità risiede nell’enfasi che la 21502 pone sulla creazione, da parte del Project Manager, di un enviroment che possa portare al successo;

12. Per concludere ci preme sottolineare una più accurata descrizione, rispetto alla vecchia 21500, dei “ruoli” di Project Management, con alcuni focus specifici su:

a. Project Board

b. Work Package Leader

c. Project Office

Particolare, ma pensiamo non casuale, la specificazione del ruolo “Work package Leader” che sembrerebbe manifestare un tentativo di connettere tale ruolo con altre figure professionali tipiche degli approcci Agili, specialmente in contesti Ict (es. Scrum Master);

Insomma, la nuova ISO 21502 rivede in modo sostanziale la strutturazione del corpus di conoscenze inerenti il Project Management ma, tutto sommato, mantiene ancora valida la struttura portante della norma precedente, seppur con interessanti aperture agli approcci agili e ad alcune indicazioni metodologiche derivanti dal Prince2.

Non sappiamo invece quali novità porterà la ormai imminente pubblicazione del PMBok®, 7° edizione. Come Nextarget abbiamo esaminato alcuni articoli presenti su vari blog americani, e da essi si evincerebbe un totale abbandono della filosofia della sesta edizione. Ma prima di avere tra le mani il documento ufficiale, non riteniamo sia opportuno disquisirne in tale articolo. Semmai, l’analisi delle novità presenti nel PMBok 7° edizione sarà, a tempo debito, oggetto di un altro nostro apposito scritto.

Di sicuro, l’avvento quasi in contemporanea (sarà un caso?) della ISO 21502 e della 7ma edizione del PMBok®, considerando inoltre la metodologia PM² della CE, fa sì che al momento ci si trovi di fronte ad un crocevia con “strade” che sembrano andare in direzioni davvero differenti.

Ora non possiamo non chiederci se e quando UNI recepirà la nuova 21502, traducendola in una relativa norma nazionale. E ancora, la norma UNI 11648, relativa alle competenze professionali del Project Manager, avendo al suo interno inglobato tout court, per ciò che attiene la “conoscenza”, null’altro che la norma 21500, dovrà essere ora rivista ai sensi della 21502? E se così fosse, i circa 10 Organismi di Certificazione che ad oggi hanno sviluppato schemi di certificazione accreditati da Accredia, come si dovranno comportare? E per le persone già certificatesi verrà previsto un esame di upgrade?

Tante domande e tanti dubbi ai quali speriamo di ottenere presto risposte concrete da parte degli Enti predisposti.

Terminiamo affermando che, come autori di questo articolo, abbiamo al momento delle primissime idee e tanto ancora c’è da approfondire; come Nextarget riteniamo che solo un dialogo aperto e un costante confronto fra professionisti del project management possa condurre al naturare e corretto evolversi di questa amata disciplina.

Un articolo di Eugenio e Stefano Rambaldi